Réduire vos coûts : moins d’abonnements, moins de ressaisie, moins d’erreurs
Pour réduire vos coûts sans toucher à ce qui fait tourner l’entreprise, regardez d’abord ce qui se paie deux fois : les abonnements qui se recoupent, les informations ressaisies d’un outil à l’autre, les erreurs qu’il faut corriger ensuite. Un outil unique, construit sur vos usages et que vous possédez, peut remplacer plusieurs logiciels loués. Nous ne promettons pas d’économie chiffrée à l’avance : nous la calculons avec vous.
Écrit par Jérémie Pawelczyk (Technique et commercial). Mis à jour le .
Ce que vous coûtent les doublons
Chaque abonnement se justifie le jour où on le prend. Additionnés, ils finissent par payer plusieurs fois la même fonction, parfois pour des comptes que plus personne n’utilise. S’y ajoute un coût qui n’apparaît sur aucune facture : le temps passé à ressaisir, à vérifier et à corriger. Le calcul ci-dessous en estime la partie temps ; la partie abonnements se fait avec vos factures, lors du diagnostic gratuit.
Mini-calculateur
Tâche : la ressaisie et la correction des erreurs
0 heures par an consacrées à cette tâche
0 jours de travail
— de coût annuel
Hypothèses : 220 jours travaillés par an, 47 semaines, 11 mois ; 7 h par jour. Ce calcul porte sur le temps total de la tâche, avant automatisation.
Calculer ce qu'un outil vous ferait gagnerLes leviers.
Faire l’inventaire des abonnements
Lister chaque logiciel payé, ce qu’il fait vraiment et qui s’en sert. Les comptes inactifs et les fonctions en double apparaissent souvent dès cette première étape.
Remplacer plusieurs outils par un seul
Suivi des clients, devis, signature électronique et relances peuvent vivre dans un même outil, construit à partir de briques déjà en service, comme un CRM sur mesure, le logiciel de suivi des clients et des affaires. Une seule saisie, une seule formation, un seul interlocuteur.
Supprimer les erreurs de recopie
Chaque ressaisie est une occasion de se tromper : un prix, une adresse, une quantité. Quand l’information circule toute seule d’un outil à l’autre, l’erreur de recopie disparaît, et avec elle les avoirs, les livraisons refaites et les appels d’excuse.
Posséder plutôt que louer
Un SaaS (un logiciel loué en ligne, payé par abonnement) se paie aussi longtemps que vous l’utilisez. Un outil que vous possédez s’achète une fois, avec une maintenance si vous la choisissez, et ses évolutions se décident avec vous.
Encaisser plus tôt
Des relances de factures qui partent à date fixe, sans attendre que quelqu’un y pense, aident à réduire les retards de paiement et le temps passé à les courir.
Ne payer que ce qui sert
Un outil construit pour votre usage ne contient pas les options pensées pour d’autres secteurs. Vous n’achetez pas un catalogue de fonctions pour en utiliser trois.
Par métier : ce que fait l'outil.
Exemples de temps récupéré, à titre indicatif : ils s'affinent pendant le diagnostic.
| Métier | Tâche | Ce que fait l'outil | Temps récupéré (exemple) |
|---|---|---|---|
| Immobilier | Les comptes rendus aux vendeurs | Le compte rendu de commercialisation part tout seul, avec les visites et les retours, sans outil de mise en page à part. | env. 1 h 40 / semaine (exemple) |
| BTP et artisans | Les relances de devis | Les devis sans réponse sont relancés tout seuls, à J+3 puis J+10, depuis l’outil de devis lui-même. | env. 1 h 20 / semaine (exemple) |
| Industrie et négoce | Le reporting commercial | Un tableau de bord branché sur vos données remplace les exports et les fichiers assemblés à la main. | env. 2 h 40 / semaine (exemple) |
| Cabinets | Les relances d’honoraires | Les honoraires en retard sont relancés poliment, puis signalés si besoin. | env. 1 h 20 / semaine (exemple) |
| Cabinets | Les lettres de mission | La lettre de mission se remplit depuis la fiche client et part en signature, sans service de signature séparé. | env. 1 h 40 / semaine (exemple) |
Exemple : ce qu'on pourrait réaliser pour vous.
Exemple : un cabinet comptable qui paie quatre outils pour suivre ses clients
La situation
Situation fictive : un cabinet de six personnes utilise un CRM, un outil d’envoi d’e-mails, un service de signature électronique et un tableur partagé pour suivre les lettres de mission. Les mêmes clients existent dans les quatre, avec des informations qui ne concordent pas toujours.
Ce que nous construirions
- Inventaire des abonnements, des comptes ouverts et des fonctions réellement utilisées dans chaque outil.
- Un outil unique bâti sur des briques existantes : fiches clients, relances programmées, signature électronique, suivi des lettres de mission.
- Reprise des données des quatre outils, dédoublonnées et vérifiées avec l’équipe.
- Résiliation progressive des abonnements devenus inutiles, une fois le nouvel outil adopté.
Le résultat attendu
Hypothèse : quatre outils remplacés par un seul, et environ 1 h 30 par semaine de ressaisie et de vérification évitée. L’économie financière dépend de vos contrats actuels : nous la calculons avec vos factures, sans la promettre à l’avance.
Exemple fictif, à titre d’illustration : chaque outil est conçu à partir de votre situation réelle.
Louer un logiciel ou posséder son outil : ce qui change.
| Critère | Logiciel loué (SaaS) | Outil possédé |
|---|---|---|
| Mode de paiement | Abonnement mensuel ou annuel, souvent par utilisateur | Achat unique, ou achat + maintenance |
| Fonctions | Celles de l’éditeur, y compris celles dont vous ne vous servez pas | Celles dont vous avez besoin |
| Évolutions | Décidées par l’éditeur, pour l’ensemble de ses clients | Décidées avec vous, à votre rythme |
| Données | Chez l’éditeur, exportables selon ses conditions | Exportables à tout moment, hébergées là où vous l’avez choisi |
| Bon choix quand | Le besoin est courant et le logiciel couvre l’essentiel | Le besoin est propre à votre métier, ou plusieurs abonnements font le même travail |
Un logiciel loué reste un bon choix pour un besoin courant : l’intérêt d’un outil possédé se mesure au cas par cas, sur plusieurs années.
Les coûts cachés à repérer dans votre entreprise.
- Les abonnements qui font la même chose, par exemple deux outils d’envoi d’e-mails, ou un CRM et un tableur qui suivent les mêmes clients.
- Les comptes payés pour des personnes parties ou qui ne s’en servent plus.
- Le temps de ressaisie entre logiciels, et les erreurs de prix ou d’adresse qui en découlent.
- Les factures relancées tard, qui pèsent sur la trésorerie.
- Les options payantes prises pour une seule fonction.
- Le temps passé à chercher une information dispersée dans plusieurs outils.
Questions fréquentes.
Une autre question ? Écrivez-nous ou demandez un diagnostic gratuit.
Par où commencer pour réduire les coûts de son entreprise ?
Par un inventaire simple : la liste de vos abonnements logiciels, ce que chacun fait réellement et qui s’en sert. Ajoutez-y les tâches de ressaisie entre ces outils et les erreurs qui reviennent. Les doublons apparaissent vite, et ce sont les économies les plus simples, car elles ne touchent ni à l’équipe ni à la qualité.
Un outil possédé revient-il moins cher qu’un abonnement ?
Pas toujours, et il faut le calculer honnêtement. Un abonnement coûte peu au départ mais se paie chaque mois, souvent par utilisateur, aussi longtemps que vous l’utilisez ; un outil possédé demande un investissement initial, puis une maintenance si vous la choisissez. La comparaison se fait sur plusieurs années, avec vos chiffres, lors du diagnostic gratuit.
Comment repérer les abonnements inutiles ?
Comparez la liste des comptes payés à la liste des personnes qui se connectent vraiment, puis cherchez les fonctions en double. Les relevés bancaires et les factures fournisseurs de l’année suffisent pour faire ce tour. Un abonnement que personne ne regrette après un mois de pause était probablement inutile.
Que deviennent nos données si l’on résilie un logiciel ?
Avant toute résiliation, il faut exporter les données dans un format réutilisable, en vérifiant les conditions de l’éditeur sur leur conservation après votre départ. Quand nous remplaçons un logiciel, la reprise des données fait partie du projet : elles sont importées, dédoublonnées et vérifiées dans le nouvel outil avant la coupure de l’ancien.
Les erreurs de saisie coûtent-elles vraiment cher ?
Chacune paraît minime, mais elles s’additionnent : un prix erroné sur un devis, un avoir à émettre, une livraison à refaire, un client mécontent à rappeler. Leur coût réel dépend de votre activité, c’est pourquoi nous les relevons avec vous plutôt que de citer une moyenne. Un outil qui supprime la ressaisie supprime du même coup les erreurs de recopie.
À voir aussi.
- Gagner du tempsObjectif
- Trouver des opportunitésObjectif
- Administratif et gestionFonction
- Maintenance, hébergement et évolutionsOffre
- Outils personnalisés à votre métierL'offre adaptée
- Faire le diagnostic gratuit30 minutes, sans engagement
