Outils pour entreprises de services : moins de saisie, des factures justes, plus de clients
Armada construit des outils pour entreprises de services, qu'elles travaillent pour des entreprises ou pour des particuliers : le planning, les feuilles d'heures et la facturation sont reliés, les devis récurrents partent depuis vos modèles, et les entreprises de votre secteur à contacter arrivent avec le bon interlocuteur. Les heures sont saisies une fois, et tout le reste suit. Ces outils reposent sur des briques déjà en service, dont celles d'ALKAE, notre logiciel de prospection B2B avec CRM intégré.
Écrit par Jérémie Pawelczyk (Technique et commercial). Mis à jour le .
Une semaine type, et ce qu'un outil ferait.
Les temps indiqués sont des hypothèses courantes dans le métier, à vérifier avec vous pendant le diagnostic.
| Tâche | Temps qu'elle prend (hypothèse) | Ce qu'un outil ferait |
|---|---|---|
| Les plannings et feuilles d'heures | env. 3 h / semaine (hypothèse) | Les heures saisies une fois par chaque intervenant ; le planning et la facturation suivent. |
| Les devis récurrents | env. 2 h 30 / semaine (hypothèse) | Les devis répétitifs générés depuis vos modèles, envoyés en signature électronique et suivis. |
| La prospection | env. 4 h / semaine (hypothèse) | Les entreprises de votre secteur à contacter, tirées des registres publics, avec le bon interlocuteur et son e-mail vérifié. |
| Les relances de factures | env. 1 h 30 / semaine (hypothèse) | Les factures en retard relancées à date fixe, sur le ton que vous choisissez, sans y penser. |
| Les rendez-vous et les rappels clients | env. 1 h 30 / semaine (hypothèse) | Le client réserve un créneau en ligne et reçoit un rappel la veille, pour éviter les rendez-vous oubliés. |
| Le suivi des contrats et des renouvellements | env. 1 h / semaine (hypothèse) | Chaque contrat a sa date d'échéance : vous êtes prévenu à l'avance, avec une proposition de renouvellement prête à envoyer. |
Exemple : ce qu'on pourrait réaliser pour vous.
Le planning et les feuilles d'heures
Chaque intervenant voit ses missions de la semaine dans le navigateur de son téléphone et y note ses heures, ses déplacements et ses frais, sans application à installer. Les heures sont rattachées au client et au contrat, les écarts avec le prévu sont signalés, et le responsable valide en fin de semaine. En fin de mois, les factures au temps passé ou au forfait sont prêtes à relire : c'est ce lien entre le terrain et la facturation qui supprime la ressaisie.
Les devis récurrents
Vos prestations types (entretien mensuel, maintenance annuelle, accompagnement au forfait, intervention ponctuelle) sont rangées une fois dans des modèles, avec leurs prix et leurs conditions. Le devis se compose en choisissant le client et la prestation, part en signature électronique et se relance tout seul s'il reste sans réponse. Une fois signé, il devient un contrat, puis des factures aux échéances prévues : voyez notre cas d'usage devis et factures automatisés.
Brique existante Devis et factures
La prospection des entreprises de votre secteur
Vous décrivez vos clients types : activité, taille, zone d'intervention. L'outil tire des registres publics les entreprises qui leur ressemblent, complète chaque fiche (site, dirigeants, comptes publiés) et trouve l'e-mail professionnel du bon interlocuteur, testé auprès du serveur de messagerie avant tout envoi. Il signale aussi les entreprises nouvellement créées dans votre zone, qui n'ont pas encore leurs prestataires habituels. C'est ce que fait déjà ALKAE, notre outil de prospection B2B.
Brique existante Ciblage d'entreprises
Exemple fictif, à titre d’illustration : chaque outil est conçu à partir de votre situation réelle.
France, Belgique, Suisse : ce qui change.
France
Vos clients professionnels se trouvent dans le répertoire SIRENE de l'Insee, avec leur code NAF (le code d'activité), et les créations d'entreprises paraissent au BODACC (le bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). La réforme de la facturation électronique se déploie par étapes depuis septembre 2026 (impots.gouv.fr (nouvel onglet)) : vos factures aux entreprises devront suivre le format et le canal prévus. Les marchés publics, y compris de services, sont publiés notamment au BOAMP.
Belgique
Les entreprises sont inscrites à la Banque-Carrefour des Entreprises, avec leurs codes d'activité NACE-BEL : c'est la base du ciblage. Depuis le 1er janvier 2026, les factures entre entreprises doivent être électroniques et passent par défaut par Peppol (un réseau européen qui fait circuler les factures d'un logiciel à l'autre, dans un format commun, voir efacture.belgium.be (nouvel onglet)) : l'outil doit produire vos factures aux clients professionnels dans ce format. Les marchés publics sont publiés sur la plateforme fédérale e-Procurement.
Suisse
Les entreprises sont inscrites au registre du commerce, consultable sur Zefix, et leurs publications paraissent dans la FOSC (la Feuille officielle suisse du commerce). Les factures sont établies en francs suisses, avec la QR-facture, qui a remplacé les anciens bulletins de versement ; la TVA est de 8,1 % au taux normal. Les marchés publics sont publiés sur simap.ch.
De la mission planifiée à la facture payée, sans ressaisie.
Dans une entreprise de services, c'est le temps passé que vous vendez. Un outil utile le suit d'un bout à l'autre :
- Devis ou contrat : composé depuis vos modèles, signé en ligne.
- Planning : les missions sont attribuées aux intervenants, qui les voient sur leur téléphone.
- Feuille d'heures : chacun note son temps et ses frais sur place ; le responsable valide.
- Facture : préparée au temps passé ou au forfait, selon la règle du contrat, puis relue.
- Relance : la facture en retard est relancée aux dates prévues, jusqu'au paiement.
- Suivi : un tableau de bord compare, contrat par contrat, les heures vendues et les heures passées.
Services aux entreprises, services aux particuliers : ce qui change.
Les briques sont les mêmes, mais elles ne servent pas aux mêmes moments :
| Étape | Services aux entreprises | Services aux particuliers |
|---|---|---|
| Trouver des clients | Ciblage dans les registres publics, décideur et e-mail vérifié | Visibilité sur Google et dans les IA, demandes reçues par votre site |
| Prendre rendez-vous | Créneau proposé dans l'e-mail de prospection | Réservation d'un créneau en ligne, rappel la veille |
| Chiffrer | Devis récurrents depuis vos modèles, contrat annuel | Devis rapide depuis vos tarifs, signé sur place ou à distance |
| Facturer | Factures électroniques au format attendu dans votre pays | Facture envoyée dès la fin de l'intervention |
| Fidéliser | Alerte avant la fin de chaque contrat, proposition de renouvellement prête | Rappel de la prochaine intervention, relance des clients inactifs |
Exemples de ce qu'on pourrait réaliser, à adapter à votre activité : parlons de la vôtre lors du diagnostic gratuit.
Questions fréquentes.
Une autre question ? Écrivez-nous ou demandez un diagnostic gratuit.
Les feuilles d'heures peuvent-elles alimenter directement la facturation ?
Oui. Les heures saisies par les intervenants sont rattachées au client et à la mission ; en fin de mois, l'outil prépare les factures au temps passé, que vous relisez avant l'envoi. Une heure validée n'est plus jamais ressaisie.
Peut-on facturer au temps passé et au forfait dans le même outil ?
Oui : chaque client ou chaque mission a sa règle (forfait mensuel, heures réelles, ou forfait avec dépassement). L'outil applique la bonne règle au moment de préparer la facture. Si votre façon de facturer sort de l'ordinaire, c'est précisément ce que notre offre personnalisée permet d'intégrer.
Comment les devis récurrents sont-ils générés ?
À partir de vos modèles : vous choisissez le client et la prestation, l'outil reprend les lignes et les conditions habituelles. Le devis part, se relance et devient facture une fois accepté. Une hausse de vos tarifs se répercute en une fois dans les modèles, pas devis par devis.
Comment repérer les entreprises de mon secteur à contacter ?
En décrivant vos clients types : activité, taille, zone. L'outil tire des registres publics les entreprises qui leur ressemblent et trouve le bon interlocuteur, avec son e-mail vérifié. Il gère la désinscription et garde l'origine de chaque contact, car la prospection par e-mail entre professionnels reste encadrée.
Mes intervenants travaillent chez les clients : comment saisissent-ils leurs heures ?
Depuis le navigateur de leur téléphone, sans application à installer : ils ouvrent la mission du jour, notent l'heure d'arrivée et de départ, les frais et une remarque, au besoin avec une photo. Sans réseau sur place, ils complètent en sortant. Le responsable voit les feuilles arriver et les valide en fin de semaine.
Peut-on être prévenu avant la fin d'un contrat client ?
Oui. Chaque contrat porte sa date d'échéance ; l'outil vous prévient à l'avance avec une proposition de renouvellement prête à envoyer, et peut aussi écrire au client si vous le souhaitez. Vous ne découvrez plus une échéance une fois passée.
À voir aussi.
- Cabinets comptables, avocats, assurancesMétier
- Transport et logistiqueMétier
- BTP et artisansMétier
- Gagner du tempsObjectif
- Outils personnalisés à votre métierL'offre adaptée
- Faire le diagnostic gratuit30 minutes, sans engagement
