Relances clients automatiques : plus de devis ni de facture oubliés
Une relance client automatique envoie le bon message au bon moment : devis sans réponse, facture échue, pièce manquante dans un dossier, contrat à renouveler. Elle vérifie l’état du dossier juste avant chaque envoi, s’arrête dès que le client répond, signe ou paie, et passe la main à une personne quand la situation l’exige. Vous automatisez vos e-mails de relance sans perdre le ton de votre entreprise, à partir des relances programmées déjà en service dans ALKAE.
Écrit par Jérémie Pawelczyk (Technique et commercial). Mis à jour le .
Le problème.
Prenons une entreprise d’installation et de maintenance de systèmes d’alarme d’une douzaine de personnes. Ses relances vivent dans trois endroits : les devis dans le logiciel de devis, les factures dans la comptabilité, les contrats de maintenance annuels dans un tableur. La gérante relance quand elle y pense, souvent le vendredi soir, après avoir vérifié à la main que le client n’a pas déjà payé.
Certains devis ne sont jamais relancés, des contrats arrivent à échéance sans que personne ne propose le renouvellement, et un client a reçu une relance pour une facture réglée la veille. Ce n’est pas un manque de rigueur : aucune relance ne part au bon moment si elle dépend de la mémoire d’une personne et de trois fichiers qui ne se parlent pas.
Ce que fait l'outil, étape par étape.
- 01
Recenser vos relances
Devis, factures, pièces, rendez-vous, renouvellements : nous listons avec vous chaque relance que vous faites aujourd’hui, ce qui la déclenche et ce qui doit l’arrêter. Ce recensement suffit souvent à révéler celles qui ne sont jamais faites.
- 02
Brancher vos logiciels
L’outil lit l’état de chaque devis, facture ou dossier dans votre logiciel de facturation, votre CRM ou votre tableur, par leur API (une porte d’entrée qui permet à deux logiciels d’échanger des données) ou par un export programmé. C’est cette liaison qui évite de relancer un client qui a déjà payé.
- 03
Écrire les scénarios
Pour chaque relance, un scénario : un premier message, un rappel, puis une tâche confiée à une personne, avec des délais choisis par vous. Les messages sont rédigés à votre ton, signés par la bonne personne et personnalisés avec le nom du client et le document concerné.
- 04
Vérifier juste avant d’envoyer
Au moment de l’envoi, l’outil contrôle de nouveau l’état du dossier : un paiement enregistré, une signature reçue ou une réponse du client arrêtent la séquence. Un webhook, le message qu’un logiciel envoie automatiquement à un autre dès qu’un événement se produit, peut même l’arrêter dans la minute.
- 05
Passer la main quand il le faut
Un client qui répond, conteste une facture ou cumule plusieurs retards n’est plus relancé automatiquement : la situation est signalée à la personne concernée, avec l’historique. Le moteur IA intégré peut classer la réponse reçue (promesse de paiement, question, contestation) et proposer la suite, mais c’est une personne qui décide.
- 06
Suivre et ajuster
Un tableau de suivi montre les relances envoyées, les réponses, les montants en attente et les dossiers bloqués. Si un message n’obtient jamais de réponse, on le réécrit ; si un délai est trop court, on l’allonge.
Exemple : ce qu'on pourrait réaliser pour vous.
Exemple : les relances d’un installateur de systèmes d’alarme
Une soixantaine de factures par mois, une vingtaine de devis en attente et environ 150 contrats de maintenance à renouveler chaque année, suivis par la gérante.
- Relances et vérifications à la main
- avant : env. 3 h / semaine ; après : 20 min de suivi
- Vérification « a-t-il déjà payé ? »
- avant : client par client ; après : automatique avant chaque envoi
- Contrats à renouveler
- avant : selon le tableur ; après : rappel deux mois avant l’échéance
- Temps récupéré sur une année
- env. 125 h
Exemple fictif, sans lien avec une entreprise réelle. Hypothèses : 3 heures de relances et de vérifications par semaine, remplacées par 20 minutes de suivi du tableau, sur 47 semaines. Les délais de paiement de vos clients ne se promettent pas : ils dépendent aussi de vos conditions et de votre relation. Refaites le calcul avec vos chiffres dans le calculateur de gain de temps.
Exemple fictif, à titre d’illustration : chaque outil est conçu à partir de votre situation réelle.
Prêt à l'emploi, personnalisé ou sur mesure ?
| Offre | Pour ce cas d'usage |
|---|---|
| Prêt à l'emploi | Les relances programmées d’ALKAE telles quelles : devis et factures suivis dans l’outil, messages à vos couleurs, désinscription respectée. Suffisant si vos devis et vos factures sont déjà faits dans ce socle. |
| PersonnaliséLe plus fréquent | Les mêmes relances branchées sur votre logiciel de facturation, votre CRM ou vos tableurs, avec vos scénarios, vos messages et vos règles de passage de relais. |
| Sur mesure | Un outil de suivi construit autour d’un processus particulier, par exemple la collecte de pièces sur plusieurs mois, des relances à plusieurs interlocuteurs ou un espace client où chacun dépose ce qui manque. |
Les briques utilisées.
- Campagnes et relances programméesEnvois, suivi des ouvertures, désinscription respectée
- CRM et suivi des affairesPipeline, relances, historique
- Devis et facturesCréation, envoi, suivi
- Prise de rendez-vous en ligneCréneaux réservés par le client
- Assistant IA intégréRéponses en langage naturel sur les données de l'outil
Ces briques tournent déjà dans nos logiciels : voir nos réalisations et le catalogue complet.
Connexions possibles.
- Messagerie (Outlook, Gmail)
- Logiciel de facturation ou de comptabilité
- CRM existant
- Excel et Google Sheets (contrats, échéances)
- Agenda partagé (rendez-vous à confirmer)
- Relevés bancaires, par export, pour repérer les paiements
Métiers concernés.
Quelles relances automatiser, et quand les arrêter.
Les relances les plus courantes, avec un calendrier donné à titre d’exemple. Chaque délai se règle selon vos habitudes et votre clientèle.
| Relance | Ce qui la déclenche | Calendrier type (exemple) | Ce qui l’arrête |
|---|---|---|---|
| Devis sans réponse | Devis envoyé, non signé | J+3, puis J+10 | Signature, refus ou réponse du client |
| Facture échue | Date d’échéance dépassée | Rappel courtois à J+1, relance à J+15, puis appel | Paiement enregistré ou contestation |
| Pièces manquantes | Dossier incomplet | Chaque semaine, avec la liste à jour | Dossier complet |
| Rendez-vous à confirmer | Rendez-vous pris, non confirmé | Rappel la veille | Confirmation ou annulation |
| Contrat à renouveler | Échéance qui approche | Deux mois, puis un mois avant | Renouvellement signé ou refus |
| Client inactif | Aucune commande depuis une période choisie | Un message, puis une tâche pour le commercial | Nouvelle commande ou demande de ne plus être contacté |
Calendriers donnés à titre d’exemple. Les messages commerciaux, comme la relance d’un client inactif, comportent toujours un lien de désinscription.
Relances à la main, module du logiciel de facturation ou outil branché sur vos données.
| Critère | À la main | Module de relance du logiciel de facturation | Outil de relance branché sur vos logiciels |
|---|---|---|---|
| Ce qui est relancé | Ce dont on se souvient | Les factures, parfois les devis | Tout ce qui suit une règle : devis, factures, pièces, contrats, rendez-vous |
| Vérification avant envoi | À la main | Dans ce logiciel seulement | Dans chacun de vos logiciels, juste avant l’envoi |
| Ton des messages | Le vôtre, quand vous avez le temps | Modèles de l’éditeur, plus ou moins modifiables | Rédigés avec vous, signés par la bonne personne |
| Cas délicats | Traités au cas par cas | Selon les réglages proposés | Signalés à une personne, relances suspendues |
| Bon choix quand | Quelques relances par mois | Vos relances portent surtout sur les factures d’un seul logiciel | Vos relances concernent plusieurs outils et plusieurs types de documents |
Si le module de relance de votre logiciel de facturation couvre votre besoin, gardez-le : nous le vérifions avec vous lors du diagnostic gratuit.
Les signes que vos relances vous coûtent du temps et de la trésorerie.
- Les relances se font en fin de semaine, quand il reste du temps.
- Avant chaque relance, quelqu’un vérifie à la main que le client n’a pas déjà payé ou signé.
- Des devis restent sans aucune relance, faute de suivi.
- Des contrats annuels arrivent à échéance sans proposition de renouvellement.
- Chaque collaborateur relance à sa façon, et personne ne voit l’ensemble.
Relancer sans abîmer la relation.
Une relance bien réglée se lit comme du suivi : un message court, qui rappelle le document concerné et propose une réponse simple, envoyé par une personne que le client connaît. Deux ou trois rappels espacés suffisent ; au-delà, un appel vaut mieux qu’un quatrième e-mail.
Pour les factures, la relance automatique s’arrête à l’étape amiable : elle ne remplace ni une mise en demeure ni une procédure de recouvrement, qui restent des décisions humaines, à prendre avec votre conseil. Les messages commerciaux, eux, suivent les règles de la prospection et le droit de ne plus être contacté ; en France, la CNIL les résume dans ses règles d’or de la prospection par courrier électronique (nouvel onglet).
Questions fréquentes.
Une autre question ? Écrivez-nous ou demandez un diagnostic gratuit.
Quelles relances peut-on automatiser ?
Toutes celles qui suivent une règle : devis sans réponse, factures échues, pièces manquantes, rendez-vous à confirmer, contrats à renouveler, clients inactifs. Chacune a son calendrier et son message. Les cas délicats, comme un litige, sont signalés à une personne au lieu d’être relancés.
Comment éviter de relancer un client qui a déjà payé ?
L’outil vérifie l’état du devis ou de la facture juste avant chaque envoi, en lisant votre logiciel de facturation ou votre CRM. Dès qu’un paiement ou une signature est enregistré, la séquence s’arrête. C’est pourquoi la liaison avec vos outils compte plus que le texte des messages.
Les relances partent-elles de notre propre adresse e-mail ?
Oui, elles peuvent partir de votre adresse ou de celle du commercial concerné, pour que la réponse du client arrive au bon endroit. Nous vérifions pour cela les réglages de votre nom de domaine (SPF et DKIM, qui prouvent aux messageries que l’envoi est légitime), afin que les relances ne finissent pas en courrier indésirable. L’outil suit les ouvertures et respecte les demandes de désinscription.
Que se passe-t-il quand un client répond à une relance ?
La séquence s’arrête pour ce client et sa réponse arrive dans votre boîte, comme un e-mail ordinaire. Le moteur IA intégré peut la classer et proposer la suite, mais c’est une personne qui décide. Une promesse de paiement peut, par exemple, programmer une seule vérification à la date annoncée.
Peut-on automatiser des e-mails de relance depuis Outlook ou Gmail ?
Oui. Les relances peuvent partir de votre messagerie Outlook ou Gmail, par la connexion que ces services prévoient pour les logiciels, et apparaître dans vos éléments envoyés comme si vous les aviez écrites. Vous gardez vos habitudes ; seuls le moment de l’envoi et la vérification qui le précède sont automatisés.
Une relance automatique suffit-elle face à un impayé ?
Pour un simple oubli, un rappel au bon moment suffit souvent. Pour un client qui ne répond plus ou qui conteste, non : l’outil suspend les relances et signale le dossier, avec tout l’historique des échanges, pour que vous décidiez de la suite avec votre conseil. Il prépare le dossier ; il ne lance aucune procédure.
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