Un assistant IA d’entreprise qui répond à partir de vos propres données
Un assistant IA d’entreprise répond en langage courant aux questions de votre équipe à partir de vos propres documents et données (tarifs, procédures, contrats, fiches clients), en citant à chaque fois la source utilisée. L’IA y est un moteur au service d’une tâche précise : retrouver une information, préparer une réponse, résumer un dossier. Nous l’intégrons à vos outils avec des droits d’accès, un hébergement et un fournisseur de modèle choisis avec vous.
Écrit par Sébastien Monnier (SEO, GEO et technique). Mis à jour le .
Le problème.
Prenons un cabinet de courtage en assurance de quinze personnes. Les conditions générales d’une dizaine d’assureurs, les procédures internes et l’historique des échanges clients sont répartis entre un serveur de fichiers, des boîtes mail et le logiciel de gestion. Quand un client demande si son contrat couvre un sinistre précis, le conseiller cherche, interroge un collègue et rappelle le lendemain.
Certains collaborateurs collent déjà des extraits de contrats dans un chatbot grand public, un programme qui répond par écrit comme dans une conversation. C’est rapide, mais personne ne sait où partent ces données, et la réponse ne dit pas d’où elle vient.
Ce que fait l'outil, étape par étape.
- 01
Choisir la tâche
Nous partons d’une ou deux tâches précises et fréquentes : répondre aux questions sur les garanties, préparer un brouillon de réponse à un client, résumer un dossier avant un rendez-vous. Un assistant qui prétend tout faire ne fait rien de bien.
- 02
Rassembler et préparer les sources
Documents, procédures, données du logiciel de gestion récupérées par son API (la porte d’entrée qui permet à deux logiciels d’échanger des données) : les sources utiles sont identifiées, découpées en passages et indexées. Quand un document change, l’index se met à jour.
- 03
Brancher le moteur IA
Le moteur est un LLM (grand modèle de langage, le type de moteur qui fait fonctionner ChatGPT), capable de lire et de rédiger du texte. Il ne répond qu’à partir des passages retrouvés dans vos sources et cite chacun d’eux : c’est ce qu’on appelle le RAG, ou génération augmentée par la recherche.
- 04
Régler les droits et la confidentialité
Chaque utilisateur n’interroge que les documents auxquels il a droit. Nous retenons avec vous un fournisseur de modèle dont le contrat exclut l’utilisation de vos données pour entraîner ses modèles, et un hébergement en France ou en Europe.
- 05
Tester sur de vraies questions
Avant la mise en service, l’assistant est testé sur une liste de questions réelles de votre équipe, et les réponses sont vérifiées une à une. Quand la source manque, il doit répondre qu’il ne sait pas plutôt que d’improviser.
- 06
Mettre en service et suivre
L’assistant s’ouvre là où l’équipe travaille déjà : une application web, votre CRM (le logiciel de suivi des clients) ou une extension Chrome. Les questions restées sans réponse sont relevées pour compléter les sources.
Exemple : ce qu'on pourrait réaliser pour vous.
Exemple : l’assistant d’un cabinet de courtage
Huit conseillers et une quinzaine de questions par jour sur les garanties, les procédures ou l’historique d’un client.
- Recherche d’une réponse dans les documents, à la main
- env. 10 min
- Avec l’assistant (lecture de la réponse et de sa source)
- env. 2 min
- Questions traitées par jour pour le cabinet
- env. 15
- Temps récupéré par semaine
- env. 10 h, réparties sur l’équipe
Exemple fictif, sans lien avec une entreprise réelle. Hypothèses : 15 questions par jour, 10 minutes de recherche à la main contre 2 minutes de lecture avec l’assistant, 5 jours par semaine. Le résultat dépend surtout de l’état de vos documents, que nous regardons lors du diagnostic gratuit.
Exemple fictif, à titre d’illustration : chaque outil est conçu à partir de votre situation réelle.
Prêt à l'emploi, personnalisé ou sur mesure ?
| Offre | Pour ce cas d'usage |
|---|---|
| Prêt à l'emploi | L’assistant IA intégré d’ALKAE, qui répond en langage courant sur les données de l’outil (clients, affaires, devis). Pertinent si vous adoptez ce socle. |
| PersonnaliséLe plus fréquent | Ce même assistant branché sur vos documents et vos logiciels, avec vos droits d’accès et le fournisseur de modèle retenu ensemble. |
| Sur mesure | Un assistant, ou un agent IA qui enchaîne lui-même des actions dans vos outils, conçu autour d’un processus complet, comme l’analyse de dossiers entrants ou la préparation de réponses à des appels d’offres. |
Les briques utilisées.
- Assistant IA intégréRéponses en langage naturel sur les données de l'outil
Ces briques tournent déjà dans nos logiciels : voir nos réalisations et le catalogue complet.
Connexions possibles.
- Serveur de fichiers, Google Drive ou SharePoint
- Messagerie (Outlook, Gmail)
- CRM existant
- Logiciel métier ou de gestion (ERP)
- Excel et Google Sheets
- Site web ou base de connaissances
Métiers concernés.
Chatbot, assistant ou agent IA : de quoi parle-t-on ?
| Type | Ce qu’il fait | Exemple | Point de vigilance |
|---|---|---|---|
| Chatbot grand public | Répond à partir de ce qu’il a appris, sans connaître vos documents | Reformuler un e-mail | Ne pas y coller de données confidentielles sans cadre |
| Assistant IA d’entreprise | Répond à partir de vos sources et les cite | « Ce contrat couvre-t-il le dégât des eaux ? » | Qualité et mise à jour des documents |
| Agent IA | Enchaîne des actions dans vos outils : lire, remplir, préparer | Lire une demande entrante, créer la fiche, préparer le devis | Une validation humaine avant tout envoi ou paiement |
| Chatbot sur votre site | Répond aux visiteurs à partir de vos contenus | Horaires, documents à fournir, suivi d’une demande | Ce qu’il a le droit de dire, et quand passer la main à un humain |
Vos données : nos règles de base.
Un assistant IA d’entreprise ne vaut que par la confiance qu’on peut lui accorder. Voici ce que nous mettons en place, détaillé sur la page Sécurité et données.
- Vos documents restent dans des outils que vous maîtrisez ; l’hébergement peut se faire en France ou en Europe.
- Le fournisseur de modèle est choisi avec vous, parmi ceux dont le contrat exclut l’entraînement sur vos données.
- Chaque utilisateur n’accède qu’aux documents auxquels il a droit, comme dans vos dossiers actuels.
- Chaque réponse cite sa source ; sans source, l’assistant le dit.
- Les échanges sont journalisés pour pouvoir être vérifiés, avec une durée de conservation définie, dans le respect du RGPD (le règlement européen sur les données personnelles).
Questions fréquentes.
Une autre question ? Écrivez-nous ou demandez un diagnostic gratuit.
L’assistant peut-il inventer une réponse ?
Un LLM peut produire une phrase plausible mais fausse : c’est sa principale faiblesse. Nous la limitons en l’obligeant à répondre uniquement à partir des passages retrouvés dans vos sources, à les citer et à dire qu’il ne sait pas quand rien ne correspond. Le risque ne disparaît pas totalement, d’où la source affichée à chaque réponse, pour vérifier en un clic.
Nos documents servent-ils à entraîner l’intelligence artificielle ?
Non, dans le cadre que nous mettons en place : nous retenons des fournisseurs de modèles dont les conditions contractuelles excluent l’utilisation de vos données pour l’entraînement. Vos documents servent seulement à répondre à vos questions, au moment où elles sont posées. Nous vous montrons les conditions retenues avant la mise en service.
Quels usages de l’IA en entreprise font gagner du temps le plus vite ?
Les tâches à base de texte qui reviennent souvent : retrouver une information dans des documents, résumer un dossier ou un échange, préparer un brouillon de réponse, trier des demandes entrantes. Les décisions qui engagent l’entreprise, elles, restent humaines. Nous commençons toujours par une tâche dont le gain se mesure ; d’autres pistes sont sur la page Gagner du temps.
Faut-il des documents parfaitement rangés pour commencer ?
Non. Nous partons d’un premier ensemble de sources fiables, par exemple les procédures et les contrats en vigueur, et nous élargissons ensuite. L’assistant a d’ailleurs un effet utile : les questions sans réponse révèlent les documents manquants ou périmés.
L’assistant peut-il répondre directement à nos clients ?
C’est possible, sous forme de chatbot sur votre site ou dans un espace dédié, mais nous conseillons de commencer en interne. L’équipe vérifie la qualité des réponses, puis on ouvre aux clients un périmètre limité, avec un passage de relais vers un humain dès que la question sort de ce cadre.
Quelle différence entre un agent IA et un assistant IA ?
L’assistant répond et prépare ; l’agent agit, en enchaînant plusieurs étapes dans vos outils, comme lire une demande, créer la fiche client et préparer le devis. Un agent fait gagner davantage de temps, mais il demande des garde-fous : nous prévoyons une validation humaine avant tout envoi, paiement ou modification importante.
À voir aussi.
- CRM sur mesureCas d'usage
- Tableau de bord sur mesureCas d'usage
- Gagner du tempsObjectif
- Administratif et gestionFonction
- Outils personnalisés à votre métierL'offre adaptée
- Faire le diagnostic gratuit30 minutes, sans engagement
