Automatisation de la facturation et des tâches administratives
L'automatisation de la facturation commence au devis : accepté, il devient facture sans ressaisie, part au client, se relance tout seul à l'échéance et arrive dans votre comptabilité. Armada construit ces outils administratifs pour les TPE et PME à partir de briques déjà en service (devis et factures, relances programmées, signature électronique) et les branche sur vos logiciels actuels. Ils tiennent compte des règles de chaque pays, dont la facture électronique en France et en Belgique.
Écrit par Jérémie Pawelczyk (Technique et commercial). Mis à jour le .
Les tâches de la fonction, et ce qu'un outil en fait.
Pour chaque tâche, la brique déjà construite qui le permet, quand elle existe.
| Tâche | Ce que fait l'outil | Brique existante |
|---|---|---|
| Devis | Le devis se compose depuis vos modèles et votre grille de prix ; les totaux et la TVA se calculent. | Devis et factures |
| Facturation | Le devis accepté devient facture d'acompte puis de solde, numérotée dans l'ordre, sans ressaisie ; les factures récurrentes partent à date fixe. | Devis et factures |
| Relances de paiement | Les factures échues sont relancées à date fixe, avec un ton qui monte par étapes ; au-delà, vous êtes alerté pour appeler. | Campagnes et relances programmées |
| Signature des documents | Contrats, bons de commande, lettres de mission : signés en ligne, horodatés et tracés selon le règlement européen eIDAS, qui encadre la signature électronique. | Signature électronique |
| Lecture des factures fournisseurs | Les factures reçues par e-mail sont lues par le moteur IA intégré : fournisseur, date, montants et TVA sont extraits, puis contrôlés avant validation. | À construire |
| Ressaisie entre logiciels | L'information saisie une fois circule entre votre facturation, votre comptabilité et votre fichier clients, par API (une porte d'entrée qui permet à deux logiciels d'échanger des données) ou par export programmé. | À construire |
| Point mensuel | Le point du mois (facturé, encaissé, en retard) arrive en PDF à date fixe, sans tableau à remplir. | Rapports PDF automatiques |
Exemple : ce qu'on pourrait réaliser pour vous.
Du devis signé à la facture de solde, sans ressaisie
Le devis signé en ligne devient facture d'acompte, puis facture de solde à la fin de la mission, avec les mêmes lignes et une numérotation continue. Chaque facture part au client par e-mail ou par le canal de facture électronique imposé, et son statut (envoyée, vue, payée) se suit au même endroit. C'est le cœur de notre cas d'usage devis et factures automatisés.
Les relances de paiement qui partent toutes seules
À l'échéance, un premier rappel courtois ; quelques jours plus tard, un second plus ferme ; ensuite, une alerte pour que vous preniez le téléphone. Avant chaque envoi, l'outil vérifie que la facture n'a pas été payée entre-temps, à partir de vos relevés bancaires importés ou de l'API de votre banque quand elle en propose une.
Les factures fournisseurs lues et préparées pour la comptabilité
Les factures reçues par e-mail ou photographiées sont lues par le moteur IA intégré : fournisseur, date, montants hors taxes et TVA. Une règle simple vérifie que les totaux tombent juste ; vous validez d'un clic, et la pièce part, classée et renommée, vers votre logiciel comptable ou votre expert-comptable.
Exemple fictif, à titre d’illustration : chaque outil est conçu à partir de votre situation réelle.
Facture électronique et TVA : ce qui change selon le pays.
La facturation n'obéit pas aux mêmes règles en France, en Belgique et en Suisse. Les repères à connaître avant d'automatiser :
| Pays | Taux normal de TVA | Facture électronique entre entreprises | Ce que nous vérifions avec vous |
|---|---|---|---|
| France | 20 % | Réforme en cours de déploiement depuis septembre 2026, par étapes selon la taille des entreprises | Le calendrier qui s'applique à vous et la plateforme par laquelle vos factures transiteront |
| Belgique | 21 % | Obligatoire depuis le 1er janvier 2026, par défaut via Peppol (un réseau européen qui fait circuler les factures d'un logiciel à l'autre, dans un format commun) | La connexion de l'outil au réseau Peppol, directement ou par votre logiciel de facturation |
| Suisse | 8,1 % | Pas d'obligation générale à ce jour ; certains clients, dont des administrations, l'exigent de leurs fournisseurs | Le format attendu par vos clients, et la QR-facture, qui a remplacé les anciens bulletins de versement |
Repères au 6 novembre 2026, à vérifier avec votre expert-comptable : nous ne donnons pas de conseil fiscal.
Votre comptabilité reste où elle est.
Nous ne remplaçons ni votre logiciel comptable ni votre expert-comptable. Nous automatisons ce qui se passe avant : devis, factures, relances, collecte et classement des pièces.
Le résultat arrive chez votre comptable dans le format qu'il utilise, ce qui lui évite des ressaisies. Pour voir ce qui peut être automatisé chez vous, commencez par le diagnostic gratuit.
Questions fréquentes.
Une autre question ? Écrivez-nous ou demandez un diagnostic gratuit.
Qu'est-ce que Peppol, et mon entreprise est-elle concernée ?
Peppol est un réseau européen qui fait circuler les factures électroniques d'un logiciel à l'autre, dans un format commun, sans PDF ni saisie. En Belgique, il sert par défaut à l'échange de factures électroniques entre entreprises, obligatoire depuis le 1er janvier 2026. En France, la réforme suit son propre calendrier depuis septembre 2026 ; en Suisse, tout dépend de vos clients. Nous faisons le point pour votre cas lors du diagnostic gratuit.
Mon expert-comptable pourra-t-il récupérer les factures et les pièces ?
Oui, c'est même le but : factures émises et pièces d'achat lui arrivent classées, dans le format qu'il utilise (export pour son logiciel, dépôt dans son espace ou accès en lecture à l'outil). Nous convenons du circuit avec lui dès le départ, pour qu'il n'ait rien à ressaisir.
Peut-on automatiser la facturation récurrente, comme les abonnements ou les contrats d'entretien ?
Oui. Chaque contrat a son échéancier : la facture se génère à la date prévue, part au client et entre dans le suivi des paiements. Les révisions de prix annuelles et les fins de contrat sont signalées à l'avance, pour que rien ne se renouvelle par oubli.
Les factures fournisseurs papier peuvent-elles être traitées aussi ?
Oui : une photo ou un scan suffit. Le moteur IA intégré lit la pièce comme une facture reçue par e-mail, et les informations douteuses (montant illisible, fournisseur inconnu) vous sont présentées pour vérification. L'original numérisé reste attaché à la pièce enregistrée.
Une facture générée automatiquement porte-t-elle les mentions obligatoires ?
Les mentions obligatoires (identité des parties, numéro de TVA, numérotation continue, taux et montants de TVA…) sont intégrées au modèle une fois pour toutes, selon votre pays et votre activité. Elles figurent alors sur chaque facture. Nous les passons en revue avec vous, et votre expert-comptable valide le modèle avant la mise en service.
Peut-on suivre la trésorerie à partir des factures ?
Oui, dans les grandes lignes : ce qui est facturé, ce qui est encaissé, ce qui est en retard et ce qui doit tomber dans les semaines à venir selon les échéances. Ce n'est pas un logiciel de trésorerie complet, mais un point clair, à jour chaque matin, sur le modèle d'un tableau de bord sur mesure.
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