Logiciel du marché ou outil sur mesure : comment choisir

La question surgit souvent après une démonstration d’éditeur, ou après une énième journée de copier-coller entre deux logiciels : « Et si on faisait faire notre propre outil ? » Parfois, c’est la bonne idée. Souvent, non.

Nous construisons des outils sur mesure, et nous vous disons pourtant quand un logiciel du marché suffit. Un outil inutile est une mauvaise affaire pour vous, et une mauvaise référence pour nous. Voici comment trancher.

Quatre options, pas deux

Le choix ne se résume pas à « acheter un logiciel » ou « faire développer le sien ». Il existe quatre voies.

1. Le logiciel du marché. Il est édité par une entreprise et vendu à de nombreux clients, le plus souvent en SaaS (un logiciel loué en ligne, payé par abonnement, souvent par utilisateur et par mois).
2. Les outils connectés. Vous gardez vos logiciels actuels et vous les faites communiquer entre eux.
3. L’outil personnalisé. On part d’un outil qui existe déjà et on l’adapte à votre métier : écrans, champs, règles, connexions. C’est notre offre outils personnalisés à votre métier.
4. L’outil sur mesure. On part d’une page blanche, autour de votre façon de travailler. C’est notre offre développement sur mesure.

Le logiciel du marché suffit plus souvent qu’on ne le croit

Pour beaucoup de besoins, réinventer la roue n’a aucun sens. La comptabilité, la paie, la messagerie, l’agenda, la visioconférence : ces besoins sont les mêmes d’une entreprise à l’autre, et les éditeurs suivent les évolutions réglementaires pour vous.

Un logiciel du marché est le bon choix quand :

• votre besoin ressemble à celui de la plupart des entreprises de votre secteur ;
• le logiciel couvre l’essentiel, et le reste se règle par un paramétrage ;
• votre équipe accepte d’adapter un peu ses habitudes à l’outil ;
• vous en avez besoin dans les jours qui viennent.

Ses atouts sont réels : il est prêt tout de suite, d’autres l’ont éprouvé avant vous, l’éditeur gère les mises à jour et le support.

Ses limites aussi. C’est vous qui vous adaptez à l’outil. Vous payez des fonctions que vous n’utilisez pas. Les tarifs et les évolutions sont décidés par l’éditeur. Et chaque nouvel utilisateur ajoute souvent un abonnement.

Quand le personnalisé ou le sur mesure se justifie

Quelques signaux ne trompent pas :

• Les contournements sont quotidiens : copier-coller, double saisie, fichier Excel tenu à côté du logiciel.
• Vous empilez les abonnements pour un seul processus, et c’est un tableur qui fait le lien entre eux.
• Votre façon de travailler fait votre différence : votre manière de chiffrer, de sélectionner vos prospects ou de suivre un chantier. Un outil standard vous aligne sur tout le monde.
• Vos données sont particulières : registres publics, portails professionnels, sites à surveiller. Il faut parfois du scraping (la collecte automatique d’informations publiées sur des sites web).
• L’abonnement grimpe à chaque embauche, alors que la plupart des utilisateurs ne se servent que de deux fonctions.

Exemple : Scan Immo, l’un de nos logiciels, collecte chaque nuit des annonces immobilières belges, les dédoublonne, puis envoie chaque matin aux agences la liste des vendeurs à démarcher en priorité, avec la raison. Ce genre d’enchaînement (collecte, tri, score, envoi) se construit plus facilement sur mesure qu’en assemblant des logiciels standards.

Personnalisé ou sur mesure ?

• Personnalisé, quand votre besoin ressemble à un outil qui existe déjà : un CRM, un outil de devis, de prospection, un tableau de bord. On part de nos briques et on les adapte. C’est plus rapide et moins cher qu’une page blanche.
• Sur mesure, quand votre processus ne ressemble à rien d’existant, ou quand il doit relier de nombreux outils selon des règles propres à votre entreprise.

La voie intermédiaire : connecter les outils que vous avez déjà

Souvent, le vrai problème n’est pas le logiciel. C’est que vos logiciels ne se parlent pas.

Exemple : votre logiciel de facturation et votre CRM fonctionnent bien, chacun de leur côté. Mais chaque client signé est recopié à la main de l’un dans l’autre. Une connexion fait ce transfert toute seule. Vous gardez vos deux logiciels, et votre équipe ne change rien à ses habitudes.

Comment on connecte des logiciels

• Par une API (une porte d’entrée qui permet à deux logiciels d’échanger des informations sans copier-coller). C’est la méthode la plus fiable, quand l’éditeur la propose.
• Par un webhook (un signal envoyé automatiquement par un logiciel à un autre dès qu’un événement se produit, comme une facture payée).
• Par un tableur connecté : votre fichier Excel ou Google Sheets, alimenté et mis à jour automatiquement, qui sert de point de rencontre.

Les limites de cette voie

Tout dépend de ce que les éditeurs permettent. Certaines API sont limitées, ou réservées aux formules les plus chères. Chaque connexion est aussi une pièce de plus à surveiller. Quand les connexions se multiplient et que le moindre changement chez un éditeur casse quelque chose, un outil central devient plus simple.

Le comparatif, critère par critère

Ce tableau ne désigne pas de gagnant. Chaque colonne est la bonne réponse pour une partie de vos besoins. Une même entreprise peut très bien garder son logiciel de comptabilité, connecter son agenda à son CRM et faire construire un outil de devis sur mesure.

Grille de décision : huit questions à vous poser

Répondez par oui ou par non, dans l’ordre.

1. Votre besoin est-il le même que celui de la plupart des entreprises de votre secteur ? Oui : regardez d’abord les logiciels du marché.
2. Un logiciel du marché couvre-t-il l’essentiel, le reste se réglant par un paramétrage ? Oui : prenez-le.
3. En avez-vous besoin dans les jours qui viennent ? Oui : logiciel du marché, quitte à revoir la question plus tard.
4. Vos logiciels actuels conviennent-ils, mais vous recopiez des informations de l’un à l’autre ? Oui : connectez-les.
5. Votre besoin ressemble-t-il à un outil existant (CRM, devis, prospection, tableau de bord), avec des règles propres à votre métier ? Oui : outil personnalisé.
6. Payez-vous plusieurs abonnements pour un seul processus, avec un tableur pour faire le lien ? Oui : outil personnalisé ou sur mesure.
7. Le coût de vos abonnements grimpe-t-il à chaque embauche ? Oui : comparez le coût total sur trois à cinq ans.
8. Votre façon de travailler est-elle ce qui vous distingue de vos concurrents ? Oui : outil sur mesure.

Si vous avez répondu oui aux questions 1, 2 ou 3, commencez par un logiciel du marché. Un oui aux questions 4 à 8 vous oriente vers une connexion, un outil personnalisé ou du sur mesure.

Les erreurs fréquentes, dans les deux sens

• Faire construire ce qui existe déjà très bien, comme un logiciel de comptabilité.
• Garder un logiciel inadapté par habitude, et le payer chaque jour en contournements.
• Choisir sur une démonstration sans tester le logiciel sur vos propres cas.
• Oublier les données : vérifiez avant de signer que vous pourrez tout exporter.
• Comparer un prix d’achat à un abonnement mensuel sans ramener les deux sur la même durée.

Ce que nous faisons quand un logiciel du marché suffit

Lors du diagnostic gratuit, nous regardons votre besoin avant de parler de solution. Ensuite, nous vous orientons honnêtement :

• un logiciel du marché suffit : nous vous le disons, et nous vous indiquons quoi vérifier pour le choisir ;
• vos logiciels sont bons mais isolés : nous proposons de les connecter ;
• votre besoin ressemble à l’un de nos outils : nous partons de nos briques, c’est l’offre outils personnalisés à votre métier ;
• rien d’existant ne s’en approche : nous construisons sur mesure.

Nos briques ne sont pas théoriques. Elles tournent déjà dans nos propres logiciels, ALKAE, Recoia, VitrineImmo et Scan Immo, présentés sur la page réalisations et produits. Le catalogue complet est sur la page outils prêts à l’emploi.