Vous avez demandé un prix et l’on vous a répondu « ça dépend » ? C’est vrai, mais cela ne vous aide pas. Cet article explique de quoi cela dépend. Vous pourrez ainsi situer votre projet, comparer des devis sur une base commune et préparer une demande qui donne un chiffrage juste.
Vous n’y trouverez aucun montant. Un prix sorti de son contexte induit plus souvent en erreur qu’il n’aide.
Pourquoi un logiciel sur mesure n’a pas de prix catalogue
Un logiciel sur mesure est construit autour de votre façon de travailler, à partir d’une page blanche. Deux projets qui portent le même nom peuvent n’avoir rien en commun.
Prenons un CRM (un logiciel qui suit vos clients, vos affaires et vos relances). Pour une équipe de deux commerciaux, il peut tenir en trois écrans. Pour une PME de quarante personnes, il peut gérer six rôles différents, se brancher sur la comptabilité et reprendre quinze ans d’historique. Même nom, travail sans commune mesure.
Le prix suit donc le travail réel : ce qu’il faut concevoir, construire, tester, puis faire tourner. Ce travail se découpe en six facteurs, que l’on peut identifier dès le premier échange.
Les six facteurs qui font le prix d’un logiciel sur mesure
1. Le nombre d’écrans
Un écran, c’est une vue de l’outil : une liste de clients, une fiche, un formulaire de devis, un tableau de bord. Chaque écran doit être dessiné, construit et testé. Cinq écrans simples ne demandent pas le même travail que vingt écrans avec des calculs, des filtres et des exports.
Comptez les écrans dont vous avez vraiment besoin au démarrage. Les autres peuvent attendre une deuxième version.
2. Les connexions à vos logiciels existants
Votre outil devra sans doute échanger avec vos autres logiciels : facturation, messagerie, agenda, tableur. Ces échanges passent le plus souvent par une API (une porte d’entrée qui permet à deux logiciels d’échanger des informations sans copier-coller).
Trois cas de figure se présentent :
- le logiciel propose une API ouverte et documentée : la connexion est simple ;
- l’API existe, mais elle est limitée ou réservée à une formule supérieure chez l’éditeur : il faut composer avec ;
- il n’y a pas d’API : on passe par des exports et des imports de fichiers, plus fragiles.
Chaque connexion ajoute du travail à la construction, puis de la surveillance. Quand un éditeur modifie son API, la connexion doit être vérifiée et parfois reprise.
3. Les utilisateurs et leurs rôles
Un outil utilisé par une seule personne reste simple. Dès que plusieurs personnes s’en servent, il faut des comptes, des droits (qui voit quoi, qui modifie quoi) et souvent un historique des actions.
Exemple : le commercial voit ses affaires, la dirigeante voit tout, le comptable ne voit que les factures. Chaque rôle supplémentaire multiplie les cas à prévoir et à tester.
4. La part d’IA
Certains outils intègrent un moteur IA : résumer un document, classer des demandes entrantes, préparer un brouillon de réponse, répondre en langage courant sur vos données. L’IA ajoute deux coûts.
- À la construction : il faut cadrer ce qu’elle fait, contrôler ses réponses et prévoir ce qui se passe quand elle se trompe.
- À l’usage : les fournisseurs de modèles d’IA facturent en général à la consommation. Plus l’outil les sollicite, plus cette ligne monte.
L’IA n’est pas obligatoire. Beaucoup de tâches se règlent avec des règles simples, moins chères et plus prévisibles.
5. La reprise de données
La reprise de données, c’est le transfert de vos informations actuelles (fichiers Excel, ancien logiciel, dossiers partagés) dans le nouvel outil. Elle est souvent sous-estimée.
Doublons, colonnes remplies de trois façons différentes, dates au mauvais format : tout doit être nettoyé avant l’import. Plus l’historique est long et hétérogène, plus le travail est important.
6. L’hébergement et la maintenance
Un logiciel en ligne doit être hébergé, c’est-à-dire installé sur un serveur qui le rend accessible à tout moment. Il doit aussi être maintenu : mises à jour de sécurité, corrections, sauvegardes, surveillance des connexions.
Ce coût est récurrent et s’ajoute à la construction. Nous hébergeons nos outils en France ou en Europe ; le détail figure sur la page maintenance, hébergement et évolutions.
En résumé
| Facteur | Ce qui fait monter le prix | Ce qui le fait baisser |
|---|---|---|
| Écrans | Nombreux écrans, calculs complexes | Une première version limitée à l’essentiel |
| Connexions | Logiciels sans API, connexions nombreuses | Logiciels dotés d’une API documentée |
| Utilisateurs et rôles | Beaucoup de rôles aux droits différents | Un ou deux profils d’utilisateurs |
| Part d’IA | IA sollicitée à chaque action, sur de gros volumes | IA réservée aux étapes où elle fait gagner du temps |
| Reprise de données | Historique long, fichiers hétérogènes | Données récentes et propres, ou pas de reprise |
| Hébergement et maintenance | Disponibilité exigée en continu, nombreuses connexions à surveiller | Outil interne, peu de connexions |
Achat unique ou achat + maintenance
Nous proposons deux modèles, quelle que soit l’offre retenue.
| Achat unique | Achat + maintenance | |
|---|---|---|
| Ce que vous payez | La construction de l’outil | La construction, puis la maintenance |
| Ce que vous recevez | L’outil et sa documentation | L’outil, sa documentation et son suivi |
| Hébergement | À votre charge ou à celle de votre prestataire | Pris en charge par nous |
| Mises à jour et surveillance | À votre charge ou à celle de votre prestataire | Comprises |
| Bon choix si | Vous avez quelqu’un pour suivre l’outil | Vous préférez ne pas vous en occuper |
Dans les deux cas, vous êtes propriétaire de l’outil livré. Les conditions précises figurent dans le devis et dans nos conditions générales de vente.
Logiciel sur mesure ou abonnement SaaS : comparer sur plusieurs années
Un SaaS (de l’anglais Software as a Service) est un logiciel que vous louez en ligne. Vous payez un abonnement, souvent par utilisateur et par mois, et l’éditeur s’occupe de l’hébergement et des mises à jour.
Le SaaS coûte moins cher au démarrage. Le sur mesure demande un investissement de départ plus élevé. Pour comparer, additionnez ce que chaque option coûte sur trois ou cinq ans.
| Poste | Abonnement SaaS | Logiciel sur mesure |
|---|---|---|
| Démarrage | Mise en place et paramétrage, parfois facturés | Construction de l’outil |
| Chaque année | Abonnement multiplié par le nombre d’utilisateurs | Maintenance et hébergement, si vous les confiez |
| Quand l’équipe grandit | Chaque nouvel utilisateur ajoute un abonnement | Pas de coût par utilisateur, sauf si la charge du serveur augmente nettement |
| Fonctions avancées | Souvent réservées à une formule supérieure | Ajoutées quand vous en avez besoin, chiffrées à part |
| Ce qui manque | D’autres abonnements, ou un fichier Excel pour faire le lien | Intégré à l’outil |
| Évolution des tarifs | Décidée par l’éditeur | Fixée dans votre contrat de maintenance |
Le calcul tient en deux lignes :
- SaaS sur cinq ans = abonnement mensuel par utilisateur × nombre d’utilisateurs × 60 mois + mise en place + options ;
- sur mesure sur cinq ans = construction + maintenance annuelle × 5 + évolutions.
Soyons honnêtes : quand le besoin est courant et l’équipe réduite, le SaaS gagne souvent. Le sur mesure prend l’avantage quand vous empilez plusieurs abonnements pour un seul processus, quand l’équipe est nombreuse ou quand votre façon de travailler est ce qui vous distingue. Notre page nos trois offres comparées détaille ces situations.
L’autre moitié du calcul, c’est ce que l’outil vous rend en temps. Notre calculateur de gain de temps vous donne un ordre de grandeur, en heures et en euros, à partir de vos propres hypothèses.
Comment payer moins sans rogner sur l’essentiel
- Commencer par une première version courte, centrée sur le problème qui vous coûte le plus, puis ajouter des fonctions.
- Partir d’une brique existante. Nos outils prêts à l’emploi (ciblage d’entreprises, devis et factures, signature électronique, e-mail du matin) et nos outils personnalisés à votre métier coûtent moins qu’une page blanche, parce qu’une partie du travail est déjà faite.
- Garder vos logiciels actuels et les connecter, plutôt que tout remplacer.
- Nettoyer vos fichiers avant la reprise, en interne, avec les personnes qui les connaissent.
Comment préparer votre demande pour un chiffrage juste
Plus votre demande est précise, plus le devis l’est. Voici ce qu’il faut rassembler :
- Le problème, pas la solution. « Nous recopions chaque commande reçue par e-mail dans le logiciel de gestion » est plus utile que « il nous faut un portail ».
- Les utilisateurs : qui se servira de l’outil, et ce que chacun doit voir ou modifier.
- Les logiciels en place, avec leur nom exact : facturation, CRM, messagerie, tableurs.
- Deux ou trois exemples réels : un devis, un fichier Excel, un e-mail type, anonymisés si besoin.
- Les volumes : combien de clients, de devis ou de documents par mois.
- L’indispensable et le souhaitable, dans deux listes séparées.
- Une échéance, s’il y en a une : un salon, une saison, un recrutement.
Une demande préparée ainsi donne un devis plus précis. Elle vous permet aussi de comparer plusieurs propositions sur la même base.
Pourquoi nous commençons par un diagnostic gratuit
Le diagnostic gratuit dure 30 minutes. Vous nous décrivez votre activité et les tâches qui vous prennent du temps. Nous vous disons ce qui peut être automatisé, avec quelle offre, et ce que cela implique sur chacun des six facteurs. Si un logiciel du marché suffit, nous vous le disons aussi.
Ensuite seulement, nous envoyons une proposition chiffrée : périmètre, écrans, connexions, modèle retenu, délai. C’est la deuxième étape de notre méthode, avant la construction avec des démonstrations régulières.
Pourquoi ne pas donner un prix tout de suite ? Parce qu’un chiffre donné sans connaître le besoin est soit gonflé par prudence, soit trop bas puis rattrapé par des suppléments. Nous préférons un devis juste dès le départ. Pour voir ce que couvre notre offre, consultez la page développement de logiciel sur mesure.
Vous voulez appliquer cela à votre entreprise ? En 30 minutes, nous regardons vos tâches et vous disons ce qu'un outil pourrait faire.
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